La conception d’espaces de travail ouverts, ou open spaces, s’est largement répandue dans les entreprises françaises. Ces environnements collaboratifs présentent des avantages indéniables en termes de communication et d’optimisation des surfaces, mais exposent les professionnels à des risques spécifiques. Face à ces vulnérabilités, l’assurance multirisque professionnelle constitue un rempart fondamental. Quelles garanties privilégier pour un open space ? Comment évaluer correctement les risques inhérents à cette configuration ? Quelles mesures préventives mettre en place pour réduire la prime d’assurance ? Cet exposé juridique analyse les enjeux assurantiels propres aux espaces ouverts et propose des solutions adaptées aux réalités des entreprises modernes.
Les spécificités des open spaces et leurs vulnérabilités assurantielles
Les open spaces représentent aujourd’hui plus de 60% des espaces de travail dans les entreprises françaises. Cette configuration, caractérisée par l’absence de cloisons fixes entre les postes de travail, engendre des risques particuliers que les dirigeants doivent prendre en compte dans leur stratégie assurantielle.
Premièrement, la concentration d’équipements électroniques et informatiques dans un espace ouvert amplifie les risques électriques. Un court-circuit sur un poste de travail peut rapidement se propager et endommager l’ensemble du parc informatique. Les statistiques des assureurs montrent que les sinistres liés aux dommages électriques sont 35% plus coûteux dans les open spaces que dans les bureaux cloisonnés.
Deuxièmement, la propagation des incendies s’avère plus rapide dans les espaces ouverts. L’absence de compartimentage facilite la circulation de l’air et des flammes. Selon les données de la Fédération Française de l’Assurance, le temps de propagation d’un incendie est réduit de moitié dans un open space comparé à des bureaux traditionnels.
Troisièmement, les vols et les actes de malveillance présentent des caractéristiques particulières dans les espaces ouverts. Si la présence continue de collaborateurs peut décourager certaines tentatives durant les heures de bureau, l’absence de sécurisation individuelle des postes facilite les vols d’opportunité. Les statistiques démontrent que 40% des vols en entreprise concernent du matériel informatique mobile dans les open spaces.
Quatrièmement, les dégâts des eaux peuvent avoir des conséquences démultipliées dans un espace ouvert. Une fuite provenant du plafond ou d’une canalisation peut affecter simultanément plusieurs postes de travail et endommager une quantité significative d’équipements.
Enfin, la responsabilité civile professionnelle présente des particularités dans le contexte des open spaces. La proximité entre les employés et parfois avec les clients visiteurs augmente les risques d’accidents corporels. De plus, la confidentialité des informations peut être compromise plus facilement, engendrant potentiellement des litiges avec des tiers.
Ces spécificités doivent être minutieusement évaluées lors de la souscription d’une assurance multirisque professionnelle. Une analyse précise des vulnérabilités permettra d’adapter les garanties aux besoins réels de l’entreprise et d’éviter les mauvaises surprises en cas de sinistre.
Les garanties fondamentales pour protéger efficacement un open space
La protection optimale d’un espace de travail ouvert nécessite l’inclusion de garanties spécifiques dans votre contrat d’assurance multirisque professionnelle. Ces couvertures doivent être adaptées aux caractéristiques propres des open spaces et aux activités exercées.
La garantie dommages aux biens
Cette garantie constitue le socle fondamental de la protection de votre open space. Elle couvre les dommages matériels affectant les biens mobiliers et immobiliers de l’entreprise. Pour un espace ouvert, il convient de porter une attention particulière à plusieurs aspects :
- La valeur déclarée du mobilier et des équipements doit refléter précisément la réalité de l’open space
- Les équipements informatiques et électroniques méritent une déclaration détaillée
- Les aménagements spécifiques (cloisons modulaires, systèmes acoustiques) doivent être inclus
La Cour de cassation a rappelé dans un arrêt du 12 mars 2019 que « l’insuffisance de déclaration des valeurs assurées peut entraîner l’application de la règle proportionnelle de capitaux », réduisant proportionnellement l’indemnisation en cas de sinistre.
La garantie responsabilité civile exploitation
Cette garantie protège l’entreprise contre les dommages causés à des tiers dans le cadre de son activité. Dans un open space, cette couverture revêt une importance particulière en raison de la fréquentation plus intense et de la circulation facilitée. Elle doit couvrir :
Les dommages corporels pouvant survenir dans l’espace (chute d’un visiteur, accident impliquant un employé). La jurisprudence montre que les tribunaux considèrent avec attention le devoir de sécurité de l’employeur dans les espaces collectifs.
Les dommages matériels causés aux biens appartenant aux visiteurs ou aux prestataires intervenant dans l’open space. Une couverture suffisante est nécessaire pour faire face à d’éventuelles détériorations d’équipements coûteux.
La garantie pertes d’exploitation
Cette garantie s’avère particulièrement stratégique pour les entreprises dont l’activité dépend entièrement de la disponibilité de l’open space. Elle compense les pertes financières résultant de l’interruption ou de la réduction d’activité suite à un sinistre couvert.
Pour être efficace, cette garantie doit intégrer :
Une estimation réaliste de la période d’indemnisation nécessaire pour reprendre l’activité normale après sinistre. Pour un open space, cette période peut être plus longue en raison de la complexité des travaux de remise en état d’un grand espace.
La prise en compte des frais supplémentaires d’exploitation, comme la location temporaire d’autres locaux ou de matériel de remplacement. Le Tribunal de commerce de Paris a confirmé dans une décision de février 2022 que « ces frais doivent être raisonnables et proportionnés au maintien de l’activité ».
L’ensemble de ces garanties fondamentales doit être calibré avec précision pour offrir une protection complète sans générer de surcoûts inutiles. Une collaboration étroite avec votre courtier ou votre assureur permettra d’affiner votre contrat en fonction des spécificités de votre open space.
Les garanties complémentaires adaptées aux risques spécifiques des espaces ouverts
Au-delà des garanties fondamentales, certaines couvertures complémentaires s’avèrent particulièrement pertinentes pour les open spaces en raison de leurs caractéristiques propres et des risques accrus qu’ils présentent.
La garantie bris de machines et dommages électriques
Dans un espace ouvert concentrant de nombreux équipements électroniques, cette garantie prend une dimension stratégique. Elle couvre les dommages matériels résultant de phénomènes électriques (surtension, court-circuit) ou mécaniques affectant les équipements professionnels.
Pour un open space, cette garantie doit spécifiquement inclure :
- Les équipements informatiques partagés (serveurs, imprimantes réseau)
- Les installations de climatisation souvent surdimensionnées pour ces grands espaces
- Les systèmes de contrôle d’accès et de sécurité
Selon une étude du Syndicat des Entreprises de Services Numériques, les incidents électriques représentent 28% des causes de pannes informatiques en entreprise, avec un coût moyen de réparation de 3 200 euros par poste de travail touché.
La garantie vol et vandalisme renforcée
La configuration des open spaces facilite certains types de vols, notamment ceux concernant les équipements mobiles (ordinateurs portables, téléphones, tablettes). Une garantie vol adaptée doit prévoir :
Des conditions de sécurisation réalistes pour les open spaces. Le Tribunal de Grande Instance de Lyon a établi en 2020 que « les exigences de sécurisation doivent tenir compte de la configuration particulière des lieux et ne peuvent être identiques à celles imposées pour des bureaux individuels fermés ».
Une couverture des vols sans effraction dans certaines limites, particulièrement pertinente pour les espaces ouverts où les accès sont multiples.
La prise en charge des actes de vandalisme, potentiellement plus impactants dans un espace ouvert où un seul acte peut affecter de nombreux postes de travail.
La garantie cyber-risques
La concentration d’équipements informatiques et la circulation d’informations dans un open space augmentent l’exposition aux risques cyber. Cette garantie, devenue indispensable, couvre :
Les conséquences d’une violation de données confidentielles, risque accru dans un espace ouvert où les écrans sont potentiellement visibles par plusieurs personnes.
Les frais de restauration des systèmes informatiques suite à une cyberattaque. La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) a souligné dans son rapport annuel 2022 que « les espaces de travail ouverts nécessitent des mesures de protection des données renforcées ».
Les pertes financières liées à l’interruption des systèmes informatiques, particulièrement critiques lorsque l’ensemble de l’activité repose sur un réseau partagé.
La garantie bris de glace étendue
Les open spaces modernes intègrent souvent de nombreuses surfaces vitrées (cloisons, verrières, baies) qui représentent un risque particulier. Cette garantie doit couvrir :
Les parois vitrées intérieures souvent utilisées comme séparations partielles dans les open spaces.
Les écrans et surfaces spéciales comme les tableaux interactifs ou les écrans de projection intégrés aux espaces collaboratifs.
Ces garanties complémentaires ne sont pas systématiquement incluses dans les contrats standards d’assurance multirisque professionnelle. Une analyse minutieuse des besoins spécifiques de votre open space, idéalement avec l’accompagnement d’un courtier spécialisé, permettra d’identifier les extensions de garantie pertinentes pour votre situation.
Stratégies de prévention et sécurisation pour réduire les risques et optimiser les primes d’assurance
La mise en place de mesures préventives dans un open space répond à un double objectif : réduire l’occurrence des sinistres et négocier des conditions tarifaires plus avantageuses auprès des compagnies d’assurance. Ces stratégies de prévention doivent être adaptées aux spécificités des espaces ouverts.
Prévention des risques incendie et électriques
La concentration d’équipements électriques dans un espace ouvert nécessite une approche préventive renforcée :
- Installation de détecteurs d’incendie en nombre suffisant, idéalement avec un système adressable permettant de localiser précisément l’origine du sinistre
- Mise en place de dispositifs de coupure automatique du courant en cas de surcharge
- Organisation des postes de travail limitant les surcharges électriques (multiplieur multiprises)
Selon l’Assemblée Plénière des Sociétés d’Assurances Dommages, l’implémentation de ces mesures peut réduire jusqu’à 40% le montant des primes liées au risque incendie.
Sécurisation contre le vol et les intrusions
La protection des biens dans un open space requiert une approche spécifique :
Installation d’un contrôle d’accès efficace aux entrées principales avec traçabilité des passages. Le Groupement des Industries de l’Équipement Électrique recommande les systèmes à double authentification pour les espaces contenant des équipements de valeur.
Mise en place d’un système de vidéosurveillance conforme à la législation, couvrant les zones stratégiques. La jurisprudence a validé que « la présence de caméras dans les espaces communs constitue une mesure de sécurité proportionnée, sous réserve d’information préalable des employés ».
Création de zones sécurisées pour les équipements sensibles ou coûteux au sein même de l’open space (armoires verrouillées, espaces délimités à accès restreint).
Prévention des dégâts des eaux
Les conséquences d’un dégât des eaux peuvent être particulièrement graves dans un open space :
Installation de détecteurs de fuite connectés dans les zones à risque (proximité de canalisations, sous les climatiseurs).
Surélévation des équipements informatiques critiques pour limiter leur exposition en cas d’inondation mineure.
Vérification régulière de l’étanchéité des toitures et fenêtres, particulièrement pour les open spaces situés aux derniers étages des immeubles.
Formation et sensibilisation du personnel
L’implication des collaborateurs constitue un levier majeur de prévention :
Organisation de sessions de formation aux premiers secours et à l’utilisation des équipements de sécurité. La Caisse d’Assurance Retraite et de la Santé au Travail (CARSAT) souligne que « les entreprises formant régulièrement leur personnel aux procédures d’urgence réduisent de 30% le coût moyen des sinistres ».
Mise en place de protocoles clairs pour la fin de journée (déconnexion des appareils, rangement des documents sensibles).
Désignation de référents sécurité au sein de l’open space, chargés de veiller au respect des bonnes pratiques.
Ces mesures préventives, lorsqu’elles sont formalisées et documentées, peuvent être présentées à votre assureur lors de la souscription ou du renouvellement de votre contrat multirisque professionnelle. Elles constituent un argument de poids pour négocier des réductions de prime ou des franchises plus avantageuses. De nombreux assureurs proposent même des visites de risque pour évaluer la qualité des dispositifs mis en place et adapter leurs tarifs en conséquence.
Comment optimiser votre contrat d’assurance et gérer efficacement un sinistre en open space
La gestion optimale de votre assurance multirisque professionnelle ne s’arrête pas à la simple souscription d’un contrat. Elle implique une démarche continue d’adaptation et d’optimisation, ainsi qu’une préparation minutieuse à l’éventualité d’un sinistre.
L’audit régulier de votre contrat d’assurance
L’évolution constante de votre open space (aménagements, équipements, effectifs) nécessite une révision périodique de votre contrat :
Réaliser un inventaire annuel des biens présents dans l’open space, en actualisant leur valeur. La Fédération Française des Sociétés d’Assurances constate que « plus de 60% des entreprises sont sous-assurées en raison d’une mauvaise évaluation de leur patrimoine mobilier ».
Vérifier l’adéquation des plafonds de garantie avec l’évolution de votre activité et de vos risques. Un open space accueillant davantage de collaborateurs ou de clients peut nécessiter une révision à la hausse des garanties responsabilité civile.
Comparer périodiquement les offres du marché pour s’assurer de la compétitivité de votre contrat. Le Comité Consultatif du Secteur Financier recommande de « solliciter au moins trois propositions différentes tous les trois ans ».
La documentation préventive en cas de sinistre
La configuration particulière d’un open space peut compliquer l’évaluation des dommages après un sinistre. Une documentation préalable facilite grandement le processus d’indemnisation :
- Constitution d’un dossier photographique régulièrement mis à jour de l’aménagement de l’open space
- Conservation des factures d’achat des équipements dans un lieu sécurisé ou format numérique externalisé
- Réalisation d’un plan détaillé de l’open space indiquant l’emplacement des équipements de valeur
Cette documentation préventive peut faire gagner un temps précieux lors de la déclaration d’un sinistre et éviter les contestations sur la réalité ou la valeur des biens endommagés.
La procédure de gestion de sinistre adaptée aux open spaces
La survenance d’un sinistre dans un espace ouvert nécessite une procédure spécifique :
Désigner à l’avance un responsable de la gestion des sinistres, formé aux procédures et connaissant parfaitement les termes du contrat. La jurisprudence a établi que « le retard dans la déclaration d’un sinistre, même justifié par l’absence de la personne habituellement en charge, n’est pas un cas de force majeure ».
Préparer un kit de première intervention contenant les coordonnées de l’assureur, les références du contrat, un formulaire type de déclaration et un appareil photo pour documenter immédiatement les dégâts.
Élaborer un plan de continuité d’activité spécifique permettant de maintenir les fonctions essentielles pendant la période de remise en état. Pour un open space, cela peut inclure des solutions de télétravail temporaire ou la réorganisation dans d’autres espaces disponibles.
L’optimisation fiscale de vos contrats d’assurance
L’aspect fiscal constitue un levier d’optimisation souvent négligé :
Vérifier la déductibilité fiscale des primes versées. Selon le Conseil d’État (arrêt du 4 décembre 2020), « les primes d’assurance multirisque professionnelle constituent des charges déductibles du résultat imposable lorsqu’elles sont exposées dans l’intérêt de l’exploitation ».
Étudier l’opportunité d’une auto-assurance partielle pour certains risques mineurs, avec constitution de provisions fiscalement déductibles sous certaines conditions.
Analyser l’intérêt de souscrire certaines garanties via votre patrimoine personnel ou via l’entreprise, selon votre statut juridique et fiscal.
L’optimisation de votre contrat d’assurance multirisque professionnelle pour un open space s’inscrit dans une démarche globale de gestion des risques. Elle nécessite une vigilance constante et une adaptation aux évolutions de votre environnement professionnel. Un accompagnement par un expert en gestion des risques ou un courtier spécialisé peut s’avérer judicieux pour les structures de taille significative ou présentant des risques particuliers.