La protection des données personnelles est aujourd’hui au cœur des préoccupations des entreprises et des particuliers, notamment avec l’essor du numérique. Les sociétés par actions simplifiées unipersonnelles (SASU) ne sont pas épargnées par ces enjeux. Découvrez le cadre juridique qui régit l’utilisation de ces informations sensibles par une SASU.
La réglementation applicable à la protection des données personnelles
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le texte de référence en matière de protection des données personnelles en Europe. Entré en vigueur en mai 2018, il s’applique aux entreprises, institutions et associations qui traitent des données personnelles de résidents européens, quel que soit leur lieu d’établissement. Ainsi, les SASU sont soumises au respect du RGPD lorsqu’elles collectent, utilisent ou transfèrent les informations concernant leurs clients, employés ou prestataires.
Ce règlement vise à harmoniser les législations nationales et à renforcer les droits des personnes concernées. En France, la loi Informatique et Libertés a été modifiée pour intégrer les dispositions du RGPD. La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) est l’autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect de cette législation.
Les principes fondamentaux du RGPD applicables à une SASU
Le RGPD repose sur plusieurs principes essentiels que les SASU doivent respecter lorsqu’elles traitent des données personnelles :
- La licéité, la loyauté et la transparence : le traitement des données doit être réalisé de manière licite, loyale et transparente vis-à-vis des personnes concernées.
- La limitation des finalités : les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne peuvent être traitées ultérieurement de manière incompatible avec ces objectifs.
- La minimisation des données : seules les données strictement nécessaires à la poursuite des objectifs prévus doivent être collectées et traitées.
- L’exactitude : les données doivent être précises, à jour et rectifiées en cas d’inexactitude.
- La limitation de la conservation : les données ne peuvent être conservées que pendant une durée n’excédant pas celle nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
- L’intégrité et la confidentialité : les données doivent être protégées contre l’accès non autorisé, la divulgation ou la destruction illicites, grâce à des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
Les droits des personnes concernées par le traitement des données personnelles
Sous l’égide du RGPD, toute personne dont les données personnelles sont traitées par une SASU dispose de plusieurs droits visant à garantir sa protection :
- Le droit d’information : la personne concernée doit être informée de l’existence du traitement, de son objet, des destinataires des données et de ses droits.
- Le droit d’accès : elle peut demander à obtenir la confirmation que ses données sont ou non traitées, ainsi que les informations relatives à ce traitement (finalités, catégories de données, durée de conservation…).
- Le droit de rectification : elle peut exiger la correction des données inexactes ou incomplètes.
- Le droit à l’effacement : elle peut demander la suppression de ses données dans certaines conditions (données obsolètes, retrait du consentement…).
- Le droit à la limitation du traitement : elle peut s’opposer temporairement au traitement de ses données en cas de contestation de leur exactitude ou lorsque le traitement est illicite mais qu’elle s’oppose à leur effacement.
- Le droit à la portabilité : elle peut récupérer les données qu’elle a fournies et les transmettre à un autre responsable du traitement.
- Le droit d’opposition : elle peut refuser le traitement de ses données pour des motifs légitimes.
Les obligations des SASU en matière de protection des données personnelles
Pour se conformer au cadre juridique imposé par le RGPD et la loi Informatique et Libertés, une SASU doit notamment :
- Désigner un délégué à la protection des données (DPO) si elle traite des données à grande échelle, si ses activités principales consistent en un suivi régulier et systématique des personnes ou si elle traite des catégories particulières de données.
- Réaliser une analyse d’impact sur la protection des données pour les traitements susceptibles d’engendrer des risques élevés pour les droits et libertés des personnes concernées.
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité du traitement (pseudonymisation, chiffrement, procédure de sauvegarde…).
- Documenter et tenir à jour un registre des activités de traitement afin de pouvoir démontrer sa conformité auprès de la CNIL.
- Informer et former les employés concernés par le traitement des données personnelles aux exigences du RGPD.
- S’assurer que ses sous-traitants respectent également leurs obligations en matière de protection des données.
En cas de non-respect de ces obligations, une SASU s’expose à des sanctions financières pouvant atteindre 20 millions d’euros ou 4% du chiffre d’affaires annuel mondial. Il est donc crucial pour ces sociétés de se mettre en conformité avec le cadre juridique en vigueur afin d’éviter les risques juridiques et financiers liés à la protection des données personnelles.